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Les compagnies pharmaceutiques en Europe ont passé près de deux ans à préparer la première publication des transferts de valeur, selon le Code de déontologie de l’EFPIA qui réglemente la transparence dans le secteur. Voici quelques étapes à ne pas manquer.

L’ampleur du changement et les délais d’adaptation ont représenté de grands défis pour les laboratoires pharmaceutiques. La nouvelle réglementation impacte directement leurs processus opérationnels ainsi que les systèmes d’information qui les supportent. En outre, l’adaptation au nouvel environnement réglementaire a eu un impact à la fois sur les outils utilisés en front et back office, ce qui représente un défi supplémentaire pour coordonner l’adaptation des différents systèmes d’information qui ne sont pas toujours compatibles.
Maintenant que les laboratoires pharmaceutiques ont adapté leurs processus, leurs politiques internes et leurs systèmes d’information pour assurer la traçabilité de tous les transferts de valeur, voici les prochaines étapes majeures.

Contrôle de la qualité des données

Tout d’abord, il est nécessaire de contrôler la qualité des données à publier.

Cette validation avant la publication est très importante, car elle permet d’assurer la pertinence de l’information et d’éviter :

  • Les doublons
  • Les erreurs dans l’identification des destinataires des transferts de valeur
  • Les informations manquantes
  • Les incohérences de données

Au-delà de l’information enregistrée, il est important de contrôler tous les documents liés aux transferts de valeur : contrats, factures, listes d’invitation …

Pré-publication

Après avoir contrôlé la qualité des données, les laboratoires pharmaceutiques peuvent alors informer les destinataires de la valeur des transferts à publier.

Cette phase de « pré-publication » est fortement recommandée afin d’éviter les réclamations des professionnels de santé. De plus, dans certains pays il est obligatoire de recueillir le consentement des professionnels et organismes de santé avant de publier les informations les concernant.

Néanmoins, cela permet aux laboratoires d’anticiper les conflits, d’appliquer les modifications et de gérer les retraits en cas de besoin, avant la publication réelle.

Après la publication

Enfin, une fois les transferts de valeurs publiés, les laboratoires auront un dernier défi à relever. Ils doivent être prêts à gérer les réclamations potentielles de professionnels de santé, à réagir rapidement et doivent être en mesure de retracer les demandes de corrections ainsi que les modifications appliquées.

La bonne gestion de ce processus est essentielle durant les premières semaines suivant la publication. Les laboratoires pharmaceutiques doivent mettre en place des ressources et des systèmes d’information adéquates pour répondre à un possible volume élevé de demandes.

En conclusion, bien que les laboratoires pharmaceutiques se soient adaptés au nouvel environnement réglementaire, ils ont encore un rôle très important à jouer dans cette dernière étape vers la transparence pour assurer la qualité des données publiées et la bonne gestion de tous les risques qu’elle comporte.

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