La solution NAYA FORMATION, proposée aux laboratoires pharmaceutiques par BMI SYSTEM, est une offre intégrée qui permet la gestion des supports de formation.



Elle comprend :

Un outil informatique

L'hébergement et le mode SaaS (Software as a Service)

Le conseil en optimisation des processus DMOS

L'accompagnement à l'amélioration continue



CARACTERISTIQUES GENERALES DE NAYA FORMATION

Chaque session et/ou évènement est géré selon un processus qui sera défini et configuré en fonction de l'organisation du laboratoire.

• Outil de workflow pour la gestion dématérialisée des processus relatifs à vos formations

• Le module « NAYA Session de Formation » permet de lier une session et ses évènements :

- à une liste de participants prévus à la formation :

- à un ou plusieurs supports de formation présentés ou remis

- au(x) formateur(s) interne(s) ou externe(s) ayant participé

- au(x) thème(s) du référentiel de connaissance abordé(s)

• Envoi d'emails avant la manifestation avec confirmation de présence

• Participation et résultats du collaborateur mémorisés dans la fiche individuelle de la personne concernée (gérée dans « NAYA Collaborateur »)

• Fonctionnalités de tri et de recherche par : identifiant, intitulé de session, date et type de contenu

• Fonctionnalités d'édition :

- liste de présence pour chaque session

- fiche récapitulative pour chaque session de formation avec la liste des personnes ayant suivi la formation

- l'intégralité des résultats des tris et des recherches réalisés selon les critères évoqués au paragraphe ci-dessus

- possibilité d'annexer des fichiers dans le formulaire, telle que la liste d'émargement signée

NAYA REFERENTIEL DE SUPPORTS DE FORMATION -  SUPPORT DE FORMATION

Les supports de formation peuvent être gérés de deux manières, selon l'option qui sera retenue :

• Soit au sein d'un référentiel de supports de formation (NAYA REFERENTIEL DE SUPPORTS DE FORMATION), permettant la mise à disposition de ces supports au niveau des cours et des sessions. Dans ce cas, il n'existe aucun processus de validation de ces supports (ni aucun envoi de notifications ou d'alertes).

• Soit au sein d'un processus de suivi et de validation de ces supports de formation (NAYA SUPPORT DE FORMATION)

La traçabilité des supports de formation est disponible avec l'option NAYA SUPPORT DE FORMATION. Ce sous-module permet d'assurer la traçabilité des supports de formation utilisés au cours des formations.

Un ou plusieurs processus, qui seront définis avec le laboratoire en fonction de son organisation, seront gérés par ce module pour couvrir le suivi, la validation et la révision des supports de formation suivants :

• Environnement

• Produit

• Concurrence

• Métier

Ce sous-module permet selon le type de support, d'associer un support de formation à une spécialité pharmaceutique.

Fonctionnalités d'édition :

• Fiche récapitulative pour chaque support de formation

• L'intégralité des résultats des tris et des recherches réalisés selon les critères évoqués au paragraphe ci-dessus

Ajout de pièces jointes :

Possibilité d'attacher à chaque dossier « support de formation » un ou plusieurs fichiers (Word, pdf, Excel, etc.), tels que les différentes versions du support de formation, les commentaires de validateurs, le BAT.



NAYA COLLABORATEUR

Traçabilité des informations dispensées ; Ce sous-module permet de gérer le dossier individuel de formation des collaborateurs (VM,  DR ou personnel du siège) :

• Formation initiale

• Formation d'intégration

• Formation continue

• Formation de reprise d'activité

Pour chaque session gérée dans NAYA Session de formation, la fiche du collaborateur participant est mise à jour.

Fonctionnalités de tri et de recherche disponibles sur les critères suivants :

• Nom

• Région/Secteur

• Type de poste

• Gamme de rattachement

Fonctionnalités d'édition :

    • La fiche individuelle de chaque collaborateur (récapitule les formations reçues pour chaque individu)

    • L'intégralité des résultats des tris et des recherches réalisés selon les critères évoqués au paragraphe ci-dessus

Il est possible d'attacher à chaque dossier un ou plusieurs fichiers (Word, pdf, Excel, etc.), tels que la fiche de fonction.

L'interfaçage avec les outils de gestion du personnel (ou LDAP) du laboratoire pour assurer la mise à jour des informations de ce module (présence ou absence du personnel, appartenance à un réseau de VM, à une région, etc.) peut être envisagé (cela fera l'objet d'un devis séparé).



NAYA FORMATEUR

Traçabilité des habilitations des formateurs :

Ce sous-module permet de gérer les formateurs et leur habilitation, en distinguant les formateurs internes et les formateurs externes.

Chaque formateur est habilité pour un ou plusieurs thèmes du référentiel de connaissance.



NAYA REFERENTIEL DE CONNAISSANCES

Traçabilité des thèmes de connaissance :

Ce sous-module permet d'organiser le référentiel de connaissance en hiérarchisant les thèmes du référentiel. Chaque support de formation, chaque cours sont associés à un ou plusieurs thèmes du référentiel de connaissance. Chaque formateur est également habilité pour un ou plusieurs thèmes du référentiel de connaissance.

Cette structuration permet d'organiser l'ensemble des formations reçues par rapport à ce référentiel de connaissance. Une édition permettant de visualiser la couverture du référentiel de connaissance par les supports de formation est disponible.