NAYA PROMOTION, proposée aux laboratoires pharmaceutiques par BMI SYSTEM, est une offre intégrée qui permet d'assurer la traçabilité du processus d'élaboration, de validation, de diffusion, de révision et d'archivage des éléments promotionnels.


Elle comprend :

Un outil informatique

L'hébergement et le mode SaaS (Software as a Service)

Le conseil en optimisation des processus

L'accompagnement à l'amélioration continue



CARACTERISTIQUES GENERALES DE NAYA PROMOTION

• Outil de workflow pour la gestion dématérialisée des processus relatifs à vos éléments promotionnels :

- A destination des professionnels de santé (Publicité Produit et documents d'environnement)

- A destination du Grand Public (Visa GP)

• Gestion des étapes de validation:

- Initiation d'un élément promotionnel

- Validation médicale et validation réglementaire

- Signature du BAT ou/et BAD

- Mise en diffusion

- Révision de l'élément

- Fin de diffusion/ archivage

• Gestion des profils utilisateurs (Marketing, Médical, Affaires Réglementaires, Ventes, Pharmacien responsable)

• Tableaux de bord et de suivi

CONTENU DU DOSSIER DE SUIVI

• Les principales caractéristiques de l'élément (identifiant, intitulé, type d'élement, description, …)

• L'ensemble des éléments d'information issus du déroulement du processus (date de validation, date de première diffusion, date de fin de diffusion)

• Possibilité pour les différents intervenants de noter leurs commentairesLien à la spécialité pharmaceutique concernée et ses mentions légales ou lien à une gamme

• Lien à une ou plusieurs références bibliographiques utilisées pour l'élaboration de l'élément

• Gestion des différentes versions de l'élément promotionnel tout au long du processus de validation

• Impression de la « fiche suiveuse » ou « fiche de circulation » du dossier

• Edition du courrier de dépôt AFSSAPS (Publicité Professionnels/ Publicité GP)

GESTION DES REVISION ET DES PEREMPTIONS

• Gestion des éléments arrivant à péremption

• Date de péremption définie par défaut pour l'ensemble des dossiers ou au cas par cas

• A l'arrivée à péremption, alerte de l'auteur de l'élément promotionnel pour lui demander de le réviser

• Gestion des demandes de révision

TRAÇABILITE DES ELEMENTS GERES

• Piste d'audit intégrale

• Archivage électronique des fichiers

• Accès à tous les éléments promotionnels en cours de validation, validés et archivés

• Gestion des éléments arrivant à péremption

• Date de péremption définie par défaut pour l'ensemble des dossiers ou au cas par cas

• A l'arrivée à péremption, alerte de l'auteur de l'élément promotionnel pour lui demander de le réviser

• Gestion des demandes de révision

GESTION DES MENTIONS LEGALES

• Gestion de la diffusion et de la mise à jour des Mentions Légales utilisées lors de l'élaboration d'un élément promotionnel géré dans NAYA PROMOTION

• Maîtrise de la diffusion des Mentions Légales du laboratoire à tous les collaborateurs autorisés

• Garantie de la mise à disposition de la version en vigueur (validée) des Mentions Légales d'une spécialité, lors de l'élaboration d'un élément promotionnel

GESTION DES AVIS DE TRANSPARENCE

• Gestion de la diffusion et de la révision des Avis de la Commission de la Transparence

• Mise à disposition de ces Avis dans la « liste positive »

GESTION DES REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

• Gestion de la diffusion des références bibliographiques

• Lien entre l'élément promotionnel et les références bibliographiques utilisées

• Possibilité, au sein d'une référence, d'identifier précisément les allégations utilisées et d'établir un lien entre ces allégations et les paragraphes concernés de l'élément promotionnel

GESTION DES RECOMMANDATIONS

• Gestion de la diffusion des Recommandations médicales et scientifiques

• Mise à disposition de ces Recommandations dans la « liste positive »

NAYA Planning des dotations  (OPTION)

• Planification et suivi des délais des dotations de campagne au niveau de NAYA PROMOTION:

- Par élément promotionnel inclus dans la dotation

- Par dotation

• Calcul automatique des dates prévisionnelles optimistes et pessimistes en fonction de délais de validation prédéfinies pour chaque type d'élément (ADV, fiche posologique, ….)

• Edition d'un Gantt qui agrège trois plannings (réalisé, prévisionnel optimiste, prévisionnel pessimiste)

- Pour chaque élément promotionnelPar élément promotionnel inclus dans la dotation

- Pour un groupe d'éléments promotionnels

• Notification du gestionnaire des dotations lors du passage de certaines étapes

NAYA Liste Positive  (OPTION)

• Publication automatique des éléments promotionnels sur la « liste des éléments disponibles » (ou liste positive) dès leur diffusion

• Publication automatique des autres types de documents mis à disposition des délégués médicaux :

- Avis de transparence, gérés dans « NAYA Avis de transparence »

- Recommandations scientifiques, gérées dans « NAYA Recommandations »

• Liste accessible à toute personne autorisée : les délégués médicaux n'accèdent ainsi qu'à la liste qui les concerne, en fonction de la gamme thérapeutique ou de la spécialité qu'ils promeuvent.

• Mise à jour en temps réel, notamment, en cas de suspension ou de retrait d'un élément promotionnel

• Regroupement des éléments disponibles par modalités de présentation et de remise au sens du référentiel de certification de la visite médicale.

• Notification, par email, aux délégués concernés de toute modification de leur liste positive (possibilité d'AR)