La solution YALTO PROMOTION, proposée aux fabricants de dispositifs médicaux par BMI SYSTEM, est une offre intégrée qui permet d'assurer la traçabilité du processus d'élaboration, de validation, de diffusion, de révision et d'archivage des éléments promotionnels.

Elle comprend :

Un outil informatique

L'hébergement et le mode SaaS (Software as a Service)

Le conseil en optimisation des processus

L'accompagnement à l'amélioration continue

CARACTERISTIQUES GENERALES DE YALTO PROMOTION

• Outil de workflow pour la gestion dématérialisée des processus relatifs à vos éléments promotionnels

• Gestion des étapes de validation:

- Initiation d'un élément promotionnel

- Validation médicale et validation réglementaire

- Signature du BAT ou/et BAD

- Mise en diffusion

- Révision de l'élément

- Fin de diffusion/ archivage

• Gestion des profils utilisateurs (Marketing, Médical, Affaires Réglementaires, Ventes)

• Tableaux de bord et de suivi

CONTENU DU DOSSIER DE SUIVI

• Les principales caractéristiques de l'élément (identifiant, intitulé, type d'élement, description, …)

• L'ensemble des éléments d'information issus du déroulement du processus (date de validation, date de première diffusion, date de fin de diffusion)

• Possibilité pour les différents intervenants de noter leurs commentaires

• Lien à la spécialité pharmaceutique concernée et ses mentions légales ou lien à une gamme

• Lien à une ou plusieurs références bibliographiques utilisées pour l'élaboration de l'élément

• Gestion des différentes versions de l'élément promotionnel tout au long du processus de validation

• Impression de la « fiche suiveuse » ou « fiche de circulation » du dossier

GESTION DES REVISIONS ET DES PEREMPTIONS

• Gestion des éléments arrivant à péremption

• Date de péremption définie par défaut pour l'ensemble des dossiers ou au cas par cas

• A l'arrivée à péremption, alerte de l'auteur de l'élément promotionnel pour lui demander de le réviser

• Gestion des demandes de révision

GESTION DES REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

• Gestion de la diffusion des références bibliographiques

• Lien entre l'élément promotionnel et les références bibliographiques utilisées

• Possibilité, au sein d'une référence, d'identifier précisément les allégations utilisées et d'établir un lien entre ces allégations et les paragraphes concernés de l'élément promotionnel

TRAÇABILITE DES ELEMENTS GERES

• Piste d'audit intégrale

• Archivage électronique des fichiers

• Accès à tous les éléments promotionnels en cours de validation, validés et archivés

YALTO  Planning des dotations (OPTION)

• Planification et suivi des délais des dotations de campagne au niveau de NAYA PROMOTION:

- Par élément promotionnel inclus dans la dotation

- Par dotation

• Calcul automatique des dates prévisionnelles optimistes et pessimistes en fonction de délais de validation prédéfinies pour chaque type d'élément

• Edition d'un Gantt qui agrège trois plannings (réalisé, prévisionnel optimiste, prévisionnel pessimiste)

- Pour chaque élément promotionnelPar élément promotionnel inclus dans la dotation

- Pour un groupe d'éléments promotionnels

• Notification du gestionnaire des dotations lors du passage de certaines étapes

YALTO Liste des éléments disponibles (OPTION)

• Publication automatique des éléments promotionnels sur la « liste des éléments disponibles » dès leur diffusion

• Liste accessible à toute personne autorisée : les délégués n'accèdent ainsi qu'à la liste qui les concerne, en fonction de la gamme thérapeutique ou de la spécialité qu'ils promeuvent.

• Mise à jour en temps réel, notamment, en cas de suspension ou de retrait d'un élément promotionnel

• Notification, par email, aux délégués concernés de toute modification de leur liste (possibilité d'AR)