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Que ce soit dans le cadre de la loi portant « Diverses Mesures d’Ordre Social » du 27 janvier 1993 ou de la LRSS du 29 décembre 2011, une même question pratique se pose avec acuité: celle de la preuve de la participation effective du professionnel de santé aux congrès scientifiques ou autres évènements organisés par les industriels et aux sessions de formation obligatoire.

 

  1. I.  L’émargement des professionnels de santé : une preuve indispensable pour les industriels

L’article L.4113-6 du Code de la santé publique prohibe le fait, pour les entreprises pharmaceutiques de procurer ou de proposer des avantages en nature ou en espèce, sous quelque forme que ce soit, d’une façon directe ou indirecte, aux membres des professions médicales.

Les deuxième et troisième alinéas de cet article prévoient deux exceptions à cette interdiction, sous réserve de déclaration préalable au conseil de l’Ordre des professionnels de santé concernés:

– lorsque les avantages en question sont perçus par les professionnels de santé en contrepartie d’activités de recherche ou d’évaluation scientifique,

– lorsque les avantages consistent en une manifestation d’hospitalité offerte lors de manifestations de promotion ou à caractère exclusivement professionnel et scientifique, à condition que cette hospitalité soit d’un niveau raisonnable, soit limitée à l’objectif professionnel et scientifique principal de la manifestation et ne soit pas étendue à des personnes autres que les professionnels directement concernés.

Les réunions d’information médicale sont considérées comme relevant de l’hospitalité offerte à l’occasion de manifestations à caractère professionnel et scientifique et doivent de ce fait faire l’objet de déclarations contenant la lettre d’invitation, le programme de la manifestation et la liste nominative des professionnels de santé invités.

Ainsi, les industriels ont-ils la possibilité d’entretenir des relations professionnelles avec les professionnels de santé et de faire participer ceux-ci à des formations, des manifestations, des congrès scientifiques…

Avant la promulgation de la loi du 29 décembre 2011, lorsque les délégués médicaux contribuaient à l’organisation d’une réunion scientifique, il leur était déjà demandé de faire signer aux professionnels de santé présents une feuille de présence.

La feuille de présence permet en effet au délégué médical d’indiquer à sa hiérarchie le nombre précis de participants. C’est aussi un moyen de s’assurer que toutes les personnes inscrites sont bien présentes à l’évènement.

Et c’est enfin un moyen de contrôler le montant dépensé pour chaque personne invitée et/ou présente.

L’émargement doit rester personnel à chaque professionnel de santé.

Toutefois, la Cour de cassation[1] a pu considérer :

« la cour d’appel a constaté que si la salariée a signé les feuilles de présence en lieu et place de douze médecins, manquant ainsi à ses obligations professionnelles, elle l’a fait avec l’accord de dix des douze médecins qui étaient effectivement présents à la réunion et selon une pratique communément admise ; qu’elle a pu en déduire que les faits, constitutifs d’un manque de rigueur dans l’organisation matérielle des réunions, ne constituaient pas une faute grave, s’agissant d’une salariée ayant trois années d’ancienneté et n’ayant fait l’objet que d’un seul reproche d’insuffisance de résultats peu de temps avant. »

La loi du 29 décembre 2011 a renforcé le contrôle d’activité des collaborateurs en instaurant des règles de transparence. Ce dispositif impose aux entreprises produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire et cosmétique, destinés à l’homme ou assurant des prestations associées à ces produits de rendre publics d’une part, l’existence des conventions conclues avec les professionnels de santé et d’autre part, tous les avantages, au delà d’un seuil supérieur ou égal à 10 euros TTC, procurés à ces acteurs par l’entreprise, directement ou indirectement.

Ainsi, les entreprises doivent-elles publier sur le site public unique, mis en place par l’arrêté du 3 décembre 2013[2], les avantages consentis, justifiés notamment par les feuilles de présence qui permettent une publication exacte des informations.

La feuille de présence permet (i) au délégué médical d’informer sa hiérarchie de la présence effective des participants (ii) de mettre à jour les tableaux électroniques qui permettront aux industriels d’informer exactement et précisément les conseils de l’Ordre dans le cadre de la DMOS et de la Transparence.

Pour rappel, les industriels ont l’obligation d’informer et de transmettre aux Conseils de l’Ordre, un mois après l’événement, la liste des professionnels de santé qui y ont réellement participé. Cette transmission d’informations est évidemment facilitée par l’émargement des professionnels de santé.

De plus, toute personne physique ayant des données nominatives publiées sur le site public unique bénéficie d’un droit d’accès et de rectification des données la concernant, qui s’exerce auprès de l’autorité responsable du site internet. En cas de demande de rectification de la part d’un professionnel de santé contestant sa présence au congrès, les industriels auront la preuve que ce dernier a réellement participé à l’événement grâce à son émargement.

Force est de constater que, depuis la LRSS, le contrôle d’activité de la force de vente par les feuilles de présence est plus strict et plus contraignant pour les industriels.

En effet, l’émargement s’impose dès que le professionnel de santé bénéficie d’un avantage supérieur ou égal à 10 euros TTC. Les industriels doivent conserver les feuilles de présence manuscrites et doivent également les enregistrer électroniquement pour ensuite publier tous les avantages consentis sur le site public unique

Faire signer une feuille de présence est chose facile, du moins au plan matériel, à l’occasion d’une réunion de plusieurs heures ; faire circuler une telle feuille est en effet alors assez anodin.

Mais c’est plus délicat lorsqu’on invite un professionnel de santé au restaurant : lui faire signer (ou payer !) l’addition ? Il n’y faut point songer…

Deux solutions pratiques sont envisageables : l’une est de lui faire signer le verso de l’addition ; les apparences seront alors préservées car l’invité ignorera – du moins jusqu’à publication sur le site unique – le montant de l’avantage (même s’il en a sûrement une petite idée).

L’autre consiste à conserver par devers soi les e-mails échangés – s’il y en a eu – au sujet de l’invitation, tel jour, telle heure à tel endroit puis de son acceptation par le professionnel.

 

  1. II. L’émargement des professionnels de santé : une preuve nécessaire pour les participants

La feuille de présence émargée constitue une preuve indispensable pour les professionnels de santé également. En effet, si ces derniers ne signent pas la feuille de présence, ils seront réputés de ne pas avoir participé à la formation.

Or l’article 59 de la loi du 21 juillet 2009[3] a instauré une obligation de développement professionnel continu[4] (ci-après « DPC ») pour les médecins, chirurgiens-dentistes, sages-femmes, pharmaciens et professionnels paramédicaux.

Le DPC a pour objectifs l’évaluation des pratiques professionnelles des professionnels de santé, le perfectionnement des connaissances, l’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins ainsi que la prise en compte des priorités de santé publique et la maîtrise médicalisée des dépenses de santé.

Ces professionnels de santé doivent donc satisfaire à leur obligation de DPC en participant à un programme de DPC. S’ils manquent à cette obligation ou s’ils ne signent pas la fiche de présence, ils seront réputés de ne pas avoir participé à un programme de DPC.

L’absence d’émargement conduira le Conseil national de l’Ordre des professionnels de santé à demander au professionnel de santé concerné les motifs du non-respect de cette obligation. Au vu des éléments de réponse communiqués, le Conseil appréciera la nécessité de mettre en place un plan annuel personnalisé de DPC et le notifiera à l’intéressé qui devra respecter ce plan.

Même si cette formation réalisée dans le cadre du DPC n’est pas considérée comme un avantage au sens de la loi et ne doit pas en conséquence être publiée, les professionnels de santé concernés doivent émarger la feuille de présence à l’entrée et à l’issue de la formation.

Dans tous les cas de figure, que ce soit pour les industriels ou pour les Conseils de l’Ordre, émargement et conservation des feuilles de présence se conjugueront avec paperasse…


[1] Cass. Sociale, 5 juillet 2011, n°10-15058
[2] Arrêté du 3 décembre 2013 relatif aux conditions de fonctionnement du site internet public unique mentionné à l’article R. 1453-4 du code de la santé publique.
[3] Loi n° 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires.
[4] Le Développement Professionnel Continu a pour objectifs l’évaluation des pratiques professionnelles, le perfectionnement des connaissances, l’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins, ainsi que la prise en compte des priorités de santé publique et de la maîtrise médicalisée des dépenses de santé.

 

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Les auteurs

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Johanna BenichouJohanna Benichou est élève-avocat au sein du département « Industries et produits de santé » du cabinet LexCase. Elle est diplômée du Master I Droit privé ainsi que du Master II Droit des Industries des produits de santé de l’Université Paris V René Descartes.

 

Alain GornyAlain Gorny dirige le département “Industries et Produits de santé” du Cabinet d’avocat Lexcase, basé à Paris, Lyon et Marseille. Alain et son équipe offrent des services complets en matière de règlementation, de Market Access et de gestion des contentieux auprès des fabricants de produits de santé et des prestataires de services.

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